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La vérification de l’identité du client peut avoir lieu au début d’un dossier immobilier, mais sa valeur peut s’étendre tout au long de la transaction.
Les renseignements recueillis rapidement constituent un point de référence pour le reste du traitement du dossier. En cas de modification des renseignements, de nouvelles instructions ou d’incohérences, les professionnels juridiques ont des renseignements fiables sur lesquels se baser.
Un processus de vérification plus rigoureux ne consiste donc pas seulement à effectuer une vérification de l’identité. Il s’agit d’adopter des habitudes uniformes, de l’ouverture à la fermeture du dossier.
Commencer la vérification dès l’ouverture du dossier
Si la vérification de l’identité est intégrée rapidement dans le processus, les questions potentielles peuvent être repérées plus tôt.
Faire de la vérification une étape standard de l’ouverture des dossiers peut aider à établir un portrait du client avant la progression de la transaction. Cela crée également un processus uniforme pour tous les dossiers au lieu de laisser la vérification en suspens jusqu’à une étape ultérieure.
La vérification de l’identité du client doit être effectuée au début de chaque dossier pour donner aux professionnels juridiques plus d’occasions de régler les questions relatives à l’identité avant qu’il y ait une urgence d’agir.
Cela permet aussi d’établir des attentes avec les clients dès le départ. Lorsque la vérification est mise en place dans le cadre de l’intégration, les clients connaissent les renseignements qui seront requis et les échéances connexes.
Conserver les renseignements vérifiés comme point de référence
La vérification ne doit pas rester à l’écart du reste du dossier après l’étape initiale.
À mesure qu’une transaction progresse, les renseignements sur le client, les instructions et les circonstances peuvent changer. La plupart des changements seront accompagnés d’une explication raisonnable. Mais lorsque quelque chose diffère des renseignements établis précédemment, cela vaut peut-être la peine d’y prêter une attention particulière.
Par exemple, des changements inattendus aux coordonnées, aux renseignements sur l’identité ou aux instructions peuvent justifier une vérification des renseignements avant de procéder.
C’est là que se révèlent utiles les trois signaux d’alarme en matière de fraude que les professionnels juridiques ne doivent jamais ignorer. L’objectif n’est pas de douter de chaque changement. Il faut simplement savoir reconnaître ce qui cloche par rapport aux tendances habituelles et qui pourrait nécessiter une attention particulière.
Favoriser l’uniformité du processus
Un processus de vérification rigoureux devrait être reproductible.
Si la vérification de l’identité varie selon le dossier, la personne qui la gère ou l’étape de la transaction, il peut être plus difficile d’établir un point de référence fiable.
Les services juridiques devraient plutôt intégrer quelques habitudes essentielles au traitement de tous leurs dossiers :
- Vérifier rapidement l’identité du client
- Suivre un processus de vérification uniforme
- Conserver les renseignements vérifiés à titre de référence
- Porter attention aux changements importants à mesure que le dossier progresse
- Revoir les renseignements lorsque quelque chose ne concorde pas
L’uniformité peut aussi favoriser l’efficacité. Lorsqu’on comprend que des habitudes de vérification cohérentes aident à réduire les frictions liées aux transactions, une approche prévisible peut aider à éviter des suivis inutiles et à régler ce genre de questions avant d’arriver à des étapes plus urgentes.
Maintenir la vérification en place jusqu’à la clôture
Un dossier peut évoluer entre l’ouverture et la fermeture. Il est donc important de rester informé, même après la vérification initiale de l’identité.
Si des renseignements changent subitement, si les instructions ne concordent pas avec les renseignements antérieurs ou si une nouvelle préoccupation survient, les professionnels juridiques peuvent se reporter aux renseignements établis au début du dossier et déterminer s’il est approprié de procéder à une vérification supplémentaire.
Même le processus de vérification le plus rigoureux ne peut pas éliminer complètement le risque de fraude. Toutefois, une vérification de l’identité intégrée au processus global de traitement des transactions peut aider les professionnels juridiques à avoir un meilleur portrait du client du début à la fin.
Le résultat est un processus fondé sur l’uniformité : vérifier rapidement, rester attentif aux changements et utiliser les renseignements établis pour éclairer les décisions à mesure que la transaction approche de la clôture.
En savoir plus
Pour établir des habitudes de vérification plus solides, il faut d’abord avoir un moyen uniforme de confirmer l’identité du client au début de la transaction. Découvrez comment l’outil de vérification de l’identité du client de FCT aide les professionnels juridiques dans le cadre de la vérification des pièces d’identité, de la lecture de la puce des passeports et d’une expérience mobile sécurisée conçue pour les flux de travail juridiques liés à l’immobilier.
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