Protection des renseignements personnels

Politique sur la protection des renseignements personnels de FCT1

Le groupe de sociétés FCT est composé du chef de file canadien en matières d’assurance titres et de fournisseurs d’autres produits et services liés à l’immobilier. De ce fait, FCT valorise ses relations avec sa clientèle et ses employés et s’est engagée à la protection de leurs informations personnelles. La partie I de la politique décrit la manière dont FCT se conforme et adhère aux principes de la protection des renseignements personnels et les commentaires qui les accompagnent, comme décrits ci-dessous (les « Principes de la protection des renseignements personnels »). « L’Information personnelle » est utilisée dans cette politique sur la protection des renseignements personnels et elle signifie toute information sur une personne identifiable, mais qui n’inclut pas le nom, le titre ou l’adresse professionnelle ou le numéro de téléphone d’un employé au sein d’une entreprise. La partie II de la politique décrit la manière dont FCT se conforme à la Loi canadienne anti-pourriel (« LCAP »).

Partie I
Nos principes de la protection des renseignements personnels

Principe 1 – Responsabilité
Nous sommes responsables de toute l’Information personnelle que nous détenons.

La responsabilité face à notre conformité aux principes de protection des renseignements personnels incombe à l’agent de la protection des renseignements personnels, même si d’autres personnes au sein de notre entreprise ont la même responsabilité lors de la collecte et le traitement quotidiens des Informations personnelles et peuvent être déléguées afin d’agir au nom de l’agent de la protection des renseignements personnels.

Nous sommes responsables de l’Information personnelle en notre possession ou sous notre garde. Lorsque nous divulguons ou transférons de l’Information personnelle à des entreprises associées ou à des fournisseurs de service tiers, comme décrit dans la politique sur la protection des renseignements personnels, nous faisons appel à des  contrats et à d’autres mécanismes de protection afin d’offrir un niveau de confidentialité comparable.

Principe 2 – Les fins d’identification

Nous établirons les raisons pour lesquelles nous collectons l’Information personnelle au moment de la collecte ou avant.

Les raisons seront limitées à celles qui sont liées à nos activités professionnelles et à celles qu’une personne raisonnable considèrerait appropriées dans les circonstances. Nous collectons, utilisons et divulguons l’Information personnelle concernant nos clients et nos employés pour les raisons suivantes :

(a) Pour offrir des produits et services demandés.
(b) Pour évaluer et déterminer avec précision quels produits d’assurance titres et services associés respecteront les besoins et les exigences spécifiques de chacun des clients.
(c) Pour établir et collecter les primes et les autres montants dus relativement à nos produits et services.
(d) Pour traiter les demandes soumises, particulièrement dans le cadre des risques assumés vis-à-vis l’assurance.
(e) Pour enquêter sur les réclamations et les administrer.
(f) Pour aviser nos clients des initiatives de réclamation et de souscription prises afin de réduire les risques associés avec l’acquisition et le financement d’une propriété immobilière.
(g) Pour enquêter sur des transactions frauduleuses avec assurance titres, les détecter et les prévenir.
(h) Pour réassurance, si nécessaire.
(i) Pour développer, améliorer, fournir ou lancer des produits et services.
(j) Pour fournir une rémunération et des avantages aux employés.
(k) Pour gérer et développer sur une base continue nos activités et opérations professionnelles, y compris les questions personnelles et d’employabilité telles que la fourniture de services pour la paie et l’administration du rendement des employés.et
(l) Pour respecter les exigences juridiques et réglementaires.

Si nous planifions utiliser l’Information personnelle que nous avons collectée dans un but autre que ceux mentionnés précédemment, nous identifierons et documenterons la raison de cette utilisation.

Nous ferons des efforts raisonnables pour identifier les raisons de la collecte aux personnes auprès desquelles nous demandons l’Information personnelle. Nous expliquerons le but de la collecte de façon à ce qu’une personne puisse raisonnablement comprendre comment l’information sera utilisée et divulguée.

Lorsque vous visitez notre site Web, aucune information collectée ne peut vous identifier, à moins que vous ne choisissiez de la fournir volontairement. Nous ne sommes pas responsables des pratiques relatives à la protection des renseignements personnels ou du contenu des autres sites Web qui pourraient être liés à notre site.

Lorsque vous utilisez notre site Web et que vous y accédez, nous pourrions utiliser des « témoins ». Les témoins sont de petits fichiers textes envoyés à votre navigateur et qui permettent au site Web de vous reconnaître et de faciliter votre prochaine visite. Les témoins sont conçus pour contenir une petite quantité de données spécifiques à un individu ou un site Web en particulier et soit le serveur Web, soit votre ordinateur peut y accéder. Les témoins ne sont pas utilisés pour amasser de l’Information personnelle permettant de vous identifier. Si vous ne désirez pas que notre site Web récupère des témoins, il est possible de désactiver cette fonction en configurant votre navigateur pour recevoir une alerte lorsque des témoins sont utilisés et pour vous donner l’option de refuser les témoins. Si vous choisissez de refuser les témoins, cela pourrait limiter votre utilisation du site Web et votre accès lors de votre visite.

Principe 3 – Le consentement

Les Informations personnelles ne seront collectées, utilisées ou divulguées qu’avec la connaissance et le consentement préalable de l’individu, sauf lorsque cela n’est pas approprié.

La manière dont nous obtenons ce consentement, incluant s’il est implicite ou explicite, varie selon la nature délicate de l’information et les attentes raisonnables d’une personne. Le consentement peut être exprès (verbal, par écrit ou électronique), implicite (lorsque vous fournissez vos nom et adresse afin que nous puissions vous offrir des produits et des services) et, dans certaines juridictions, peut être donné par votre représentant autorisé (un avocat, un tuteur ou une personne détenant une procuration). Une personne peut retirer son consentement en tout temps, sujet aux restrictions contractuelles et à un avis raisonnable. Si vous avez fourni de l’Information personnelle et souhaitez par la suite retirer votre consentement à sa rétention, son utilisation ou sa divulgation, veuillez communiquer avec l’agent de la protection des renseignements personnels comme indiqué ci-dessous. Veuillez prendre note que sans votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de vous offrir certains produits et services. Nous informerons les personnes de toutes les implications du retrait du consentement.

Nous obtiendrons le consentement pour l’utilisation ou la divulgation de l’information au moment où elle est collectée. Dans certaines circonstances, le consentement peut être obtenu après la collecte de l’information mais avant son utilisation (comme lorsque nous désirons utiliser une information qui a déjà été collectée pour une raison qui n’a pas été mentionnée précédemment).

Nous n’allons pas rendre l’offre de services conditionnelle à ce qu’une personne consente à la collecte, l’utilisation ou la divulgation de l’Information personnelle au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre un objectif légitime.

Dans certaines circonstances, lorsque permis ou exigé par la loi, nous pouvons collecter, utiliser ou divulguer de l’Information personnelle sans la connaissance ou le consentement de la personne. Ces circonstances incluent : l’Information personnelle qui est sujette aux privilèges entre client et avocat ou qui est disponible publiquement comme définie par la réglementation; l’utilisation ou la collecte lorsqu’elles sont clairement faites dans l’intérêt de la personne et que le consentement ne peut être obtenu dans les délais; l’enquête sur la violation d’une entente ou sur une infraction à la loi, dans le but de détecter, supprimer ou prévenir une fraude ou un acte en réponse à une urgence menaçant la vie, la sécurité ou la santé d’une personne; la collecte de somme due; la conformité à une assignation, un mandat ou un ordre du tribunal.

Règle générale, si vous nous fournissez de l’Information personnelle, nous assumerons que vous consentez à la collecte, l’utilisation et la divulgation de cette information comme décrite dans la politique sur la protection des renseignements personnels, s’il y a lieu, ou sinon au moment de la collecte.

Principe 4 – Limiter la collecte d’Information personnelle

Nous limiterons la quantité et le type d’Informations personnelles recueillies à ce qui est nécessaire pour des fins d’identification et nous ne collecterons les Informations personnelles que d’une manière juste et légale.

Notre collecte d’Information personnelle sera limitée à ce qui est nécessaire pour les raisons que nous avons cernées. Nous collectons l’Information personnelle de manière juste et légale. 

Principe 5 – Limiter l’utilisation, la divulgation et la conservation

L’information personnelle se sera pas utilisée ni divulguée pour d’autres buts que ceux pour lesquels elle a été recueillie, sauf avec le consentement de la personne ou lorsque c’est exigé par la loi. L’Information personnelle sera conservée aussi longtemps qu’il est nécessaire pour réaliser son objectif.

Nous n’allons pas utiliser ni divulguer l’Information personnelle pour d’autres buts que ceux pour lesquels elle a été collectées, sauf avec le consentement de la personne ou lorsque c’est exigé par la loi.

De temps à autre, nous pouvons transférer de l’Information personnelle à d’autres, y compris des sociétés affiliées ou non, (« fournisseurs de service ») qui exécutent certaines fonctions en notre nom comme l’exécution des commandes, le traitement de données, la fourniture du service de paie, l’administration du rendement des employés et l’administration, l’enquête et le traitement des réclamations. Dans ces situations, nous exigeons des fournisseurs de service qu’ils n’utilisent pas ni ne divulguent l’Information personnelle à d’autres fins que celles que nous avons permises. Certains de ces fournisseurs de service peuvent être situés à l’extérieur du Canada, y compris les États-Unis, et l’Information personnelle peut être collectées, utilisées, divulguées, archivées et traitées aux États-Unis ou partout à l’extérieur du Canada pour les raisons décrites dans cette politique. Si l’Information personnelle est à l’extérieur du Canada, elle sera sujette aux exigences propres aux pays étrangers qui s’appliquent à nos fournisseurs de service, par exemple, les exigences légales de divulgation de l’Information personnelle aux autorités gouvernementales de ces pays.

 

Pour toute Information personnelle reçue des personnes en ce qui concerne la province du Québec, nous pourrions stocker cette Information personnelle ou y accéder au Canada ou aux États-Unis.

 

Nous ne conserverons l’Information personnelle que pour la période nécessaire à atteindre l’objectif pour lequel elle a été collectée.

 

En plus de nos fournisseurs de service, seuls nos employés qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs tâches ou qui doivent raisonnablement la connaître ont accès à l’Information personnelle d’une personne.

 

Lorsque l’Information personnelle n’est pas nécessaire à l’objectif pour lequel elle a été collectée, elle sera détruite, effacée ou rendue anonyme, à la condition qu’il n’y ait pas d’exigences légales à sa conservation continue.

 

Dans toutes ces situations, nous utilisons des contrats ou des mesures de protection afin d’assurer la protection de l’Information personnelle.

 

Principe 6 – Exactitude

Nous déploierons nos meilleurs efforts pour assurer que l’Information personnelle est exacte, complète et à jour, lorsque cela est nécessaire pour les objectifs pour lesquels elle est utilisée.

 

Nous déploierons nos meilleurs efforts afin d’assurer que l’Information personnelle qui est utilisée sur une base continuelle et celle utilisée pour prendre des décisions relativement à une personne est exacte, complète et à jour.

 

Principe 7 – Protection

Nous protégerons l’Information personnelle par des mesures de protection pertinentes à la nature délicate de l’information.

 

Nous avons en place des protections pour l’Information personnelle contre la perte ou le vol, de même que contre les accès non autorisés, la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification, peu importe sous quel format l’information est conservée. Nous nous assurerons que nos employés portent une attention particulière à l’importance de maintenir la confidentialité de l’Information personnelle et qu’ils en disposent de manière prudente ou la détruisent afin de prévenir toute autre partie non autorisée d’y avoir accès.

 

Nos méthodes de protection incluent des mesures physiques (par exemple des classeurs verrouillés et des zones restreintes dans les bureaux), des mesures organisationnelles (par exemple des cotes de sécurité et un accès limité accordé selon « le besoin de savoir ») et des mesures technologiques (par exemple l’utilisation de mots de passe et de chiffrements).

 

Même si nous avons mis en place plusieurs mesures de sécurité, nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de notre site Web ou la sécurité de l’information que vous soumettez (ou que nous vous envoyons) par Internet, puisqu’aucune transmission Internet n’est sécuritaire ou sans erreur à 100%. L’utilisation d’Internet et des courriels que vous faites est à votre propre risque.

 

S’il advenait qu’il y a une violation à la protection des renseignements personnels concernant l’Information personnelle que vous nous avez remise, nous ferons une évaluation à savoir si cette violation crée un risque réel de dommage important pour vous. Si nous déterminions que la violation à la protection des renseignements personnels entraîne un risque réel de dommage important pour vous, nous vous remettrons un avis. Cet avis contiendra suffisamment d’informations pour vous permettre de comprendre l’importance de la violation et vous permettre d’entreprendre, si nécessaire, les étapes pour réduire le risque de dommage qui pourrait découler de la violation ou pour atténuer ce dommage. Il contiendra également toutes les autres informations prévues par la loi. Nous allons également rapporter toute violation aux mécanismes de sécurité au gouvernement s’il est raisonnable de croire dans les circonstances que la violation crée un risque réel de dommage important pour vous.

 

Principe 8 – Ouverture

Nous mettrons à la disponibilité de toute personne l’information sur nos politiques et nos procédures relatives à l’Information personnelle.

 

L’information que nous rendrons disponible inclura la manière d’accéder à l’Information personnelle, le type d’information que nous détenons, y compris un compte-rendu général de son utilisation, l’information générale relativement à nos politiques sur l’Information personnelle et comment communiquer avec l’agent de protection des renseignements personnels.

 

Principe 9 – L’accès par les personnes

Sur réception d’une demande écrite, nous allons informer une personne de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de son Information personnelle et nous allons lui donner un accès individuel à cette Information personnelle. Un individu peut contester l’exactitude et l’exhaustivité de ses Informations personnelles et demander à ce qu’elles soient modifiées comme il convient.

 

Nous répondrons à la demande d’une personne dans un délai raisonnable et contre des frais raisonnables ou gratuitement. Nous aiderons également toute personne qui nous informe qu’elle a besoin d’aide pour préparer cette demande. Nous pourrions exiger d’une personne de nous fournir suffisamment d’informations pour nous permettre de rendre compte de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de l’Information personnelle.

 

Si une personne nous fait la preuve que l’Information personnelle est inexacte ou incomplète, nous l’amenderons en conséquence. Si le problème n’est pas résolu à la satisfaction de cette personne, nous garderons par écrit la substance du problème non-résolu. Lorsque cela est pertinent, l’information amendée ou l’existence du problème non résolu, selon la situation, sera transmise à un tiers ayant accès à l’information en question.

 

Nous pourrions refuser une demande ou ne pas être capables de donner accès à toute l’Information personnelle que nous détenons sur une personne, comme cela est permis ou exigé par la loi. Lorsque cela est autorisé, les raisons pour refuser l’accès seront fournies à la personne à sa demande. Les exceptions peuvent inclure : de l’information comprenant des références à d’autres personnes ou de l’information commerciale confidentielle, lorsque cette information ne peut être retirée du document; l’information collectée dans le cours d’une enquête sur une violation de contrat ou dans le cadre d’un processus de résolution d’un conflit formel; et toute l’information sujette aux privilèges client-avocat.

 

Principe 10 – Problème de conformité

Toute personne peut soulever un problème concernant notre conformité relativement à tous les Principes de respect de la vie privée à notre agent de protection des renseignements personnels.

 

Nous enquêterons chacune des plaintes écrites. Si une plainte est justifiée, nous prendrons les mesures pertinentes y compris, si nécessaire, le fait d’amender nos politiques et nos pratiques. Un employé ou un client peut être tenu informé du résultat de l’enquête relative à sa plainte.

 

Les personnes sont incitées à utiliser notre information et notre processus de résolution internes pour résoudre un litige. Cependant, les personnes peuvent également chercher conseil auprès du commissaire à la protection de la vie privée du Canada au 1.800.282.1376 ou au info@privcom.gc.caet, s’il y a lieu, déposer une plainte écrite auprès du commissaire. Au Québec, les personnes peuvent également chercher conseil auprès du Ministère des relations avec les citoyens et de l’immigration : Directeur des communications au 514-873-4546 ou au direction.communications@mrci.gouv.qc.ca.

 

Notre objectif est de protéger votre confidentialité et vos Informations personnelles. Si vous avez des questions, des commentaires ou des préoccupations sur cette politique de protection des renseignements personnels ou sur nos procédures touchant vos Informations personnelles, veuillez communiquer avec notre agent de la protection des renseignements personnels.

 

Agent en chef de protection des renseignements personnels

Service juridique

FCT

2235 Sheridan Garden Drive

Oakville, Ontario

L6J 7Y5

 

Téléphone : 1.800.307.0370

Courriel: privacy.inquiries@fct.ca

 

PARTIE II

Conformité à la LCAP

 

FCT s’en engagée à réduire les effets négatifs des pourriels et autres menaces liées au commerce électronique. Les principes de base de la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) sont que certaines activités commerciales, comme l’envoi de messages électroniques, ne peuvent être faites sans consentement.

FCT se conforme aux exigences de la LCAP et cherche à obtenir le consentement, comme exigé par la LCAP, avant d’envoyer tout message électronique de nature commerciale.

 

Mises à jour sur cette politique de la protection des renseignements personnels

 

Nous nous réservons le droit d’apporter des modifications à cette politique de la protection des renseignements personnels. Si cette politique est modifiée de manière importante, nous prendrons des mesures raisonnables pour vous aviser de ces modifications, y compris celle de publier une copie à jour de la politique sur la protection des renseignements personnels sur notre site Web. Votre consentement à la collecte, l’utilisation et la divulgation suivant toute modification d’importance ou votre accès à notre site Web suivant toute publication des modifications à cette politique seront considérés comme un consentement de votre part à ces modifications. Vous pouvez également communiquer avec nous si vous désirez obtenir une copie de la plus récente version de cette politique. La dernière révision de cette politique a été faite en mai 2018.

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1Dans cette politique, les mots « nous », « notre » et « Services de Titres FCT » réfèrent à la Compagnie d’assurances FCT Ltée, la division canadienne de Compagnie d’assurance titres First American, et Compagnie de titres First Canadian Limitée et ses filiales, telles qu’elles existent de temps à autre.

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