Une transaction conclue par voie de procuration invite à la prudence - FCT

La procuration est un outil disponible depuis fort longtemps en matière de gestion de biens immobiliers et était surtout utilisée exceptionnellement en cas d’absence prolongée, par exemple, pour des raisons d’emploi ou de service militaire. De nos jours, à cause de la mobilité accrue de la population, il n’est pas rare de rencontrer une procuration ayant pour but de faciliter la clôture d’une transaction immobilière dont l’enjeu représente généralement l’actif financier le plus important des principaux intéressés. Il n’est pas inhabituel pour une personne de partir à l’étranger ou dans une autre juridiction canadienne pour une période plus ou moins longue et de remettre une procuration à un membre de sa famille, à un ami ou à une connaissance en qui elle a confiance.

En tant qu’assureur titres, nous remarquons que de plus en plus de transactions immobilières se font à l’aide d’une procuration. Cela exige de toute évidence un examen plus approfondi du document soumis par le mandataire, représentant un mandant qui est le propriétaire du bien immobilier, ainsi que des circonstances qui ont amenées à sa confection. Et pourquoi, vous demandez-vous?

Les procurations, comme vous le savez, sont des documents qui s’avèrent lourds de conséquences. Elles peuvent toutefois être très facilement téléchargées sur le Net et contrefaites par des personnes qui pourraient prétendre être les propriétaires de l’immeuble visé. De plus, les procurations sont souvent utilisées à mauvais escient par les mandataires qui peuvent se trouver en difficulté financière. Cela arrive à l’occasion même avec des membres de la famille proche du mandant.

En pareilles circonstances, comment assurer votre protection ainsi que celle de vos clients?

Voici certains éléments à considérer lorsqu’une procuration est utilisée pour faciliter la clôture d’une transaction :
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1. Si vous n’avez pas préparé le document ou que vous n’avez aucune connaissance personnelle des circonstances qui entourent sa rédaction, demandez qui l’a rédigé et dans quel but il se doit d’être utilisé. Informez-vous de l’endroit où se trouve le mandant qui l’a signé. Est-il possible de communiquer avec cette personne pour obtenir ses instructions directement d’elle? De nos jours, il est plus facile de rejoindre une personne en tirant avantage des médias sociaux à notre disposition.
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2. Examinez attentivement le document. À première vue, est-ce qu’il y a des restrictions ou des conditions particulières à respecter? Est-il signé et attesté? Est-ce que la simple lecture du document permet de conclure que la transaction envisagée est clairement prévue et fait partie des actes autorisés qui peuvent être exécutés dans les limites des pouvoirs octroyés au mandataire?
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3. Avez-vous accès à une copie originale ou certifiée du document afin de vous assurer qu’il n’a pas été modifié ou falsifié?
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4. Si le propriétaire est une société, est-ce que la procuration a été donnée par la société suite à une résolution en bonne et due forme de son conseil d’administration? Il faut s’assurer de la capacité non équivoque du mandataire à représenter celle-ci en relation avec la transaction visée.
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5. Est-ce que les décisions prises ne bénéficient qu’au mandant qui s’avère être propriétaire du bien hypothéqué ou est-ce qu’une tierce partie est susceptible d’en tirer profit? Si le mandant ne reçoit aucun bénéfice découlant de la transaction, est-ce que cela ne pourrait pas constituer une violation du devoir imposé au mandataire d’agir avec honnêteté et loyauté?
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6. Il faut se rappeler que le notaire instrumentant la transaction devra avoir en sa possession tous les documents nécessaires et le niveau d’aise requis afin de répondre à ses normes professionnelles lorsqu’il transige en ayant recours à une procuration. Vous serez responsable de lui fournir l’information demandée.
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Lorsque vous utilisez une procuration dans une transaction hypothécaire, assurez-vous que les exigences internes du prêteur permettent l’utilisation de celle-ci. Étant donné les risques représentés par une procuration frauduleuse et les problèmes qui découlent d’une violation des obligations du mandataire envers le propriétaire du bien immobilier, il est important de divulguer aussitôt que possible la situation à l’assureur titres. Cela peut vous éviter des délais de clôture de la transaction si la procuration ou les circonstances dans lesquelles elle est utilisée ne respectent pas les exigences de votre assureur titres. Par contre, le fait que la transaction soit assurée par une police d’assurance titres incluant la fraude comme l’un de ses risques couverts offre un niveau élevé de sécurité envers toute perte éventuelle.

Avez-vous d’autres questions sur la clôture de transaction effectuée avec une procuration? Posez-les dans la section des commentaires ci-dessous.